Etelä-Savon hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin
Pöytäkirja 24.11.2021/Pykälä 75

VATE 24.11.2021 § 75  

18/04.00.10/2021  

Asian valmistelija hallinnon vastuuvalmistelija Antti Laurikainen, 044?351 2502 ja ICT-projektipäällikkö Jukka Mielonen, 044?351 6543. 

Etelä-Savon alueelle liittyvien organisaatioiden asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestelmissä on jonkin verran vaihtelevuutta.  Kuitenkin henkilöstöltään suurimmat organisaatiot, Essote- ja Sosteri-kuntayhtymät käyttävät samoja järjestelmiä. 

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämisen osalta, tietojärjestelmien väliset riippuvuudet huomioiden, on tarkoituksenmukaisinta tukeutua Sosterissa ja Essotessa käytössä olevaan järjestelmäympäristöön. Asianhallintajärjestelmän toimittajana toimii Innofactor Oyj. Järjestelmä sisältää seuraavat toiminnot: 

- asianhallinta (diaari) 

- viranhaltijapäätökset 

- kokoushallinta 

- sopimushallinta 

- sähköinen asiointi.

Sähköisen arkiston toimittajana toimii Visma Consulting Oy. Järjestelmä sisältää arkistointiratkaisut pitkään- ja pysyvästi säilytettävälle tietoaineistolle.  

Asiaa on käsitelty myös vapaaehtoisen valmistelun pohjalta perustetussa yleishallinnon valmisteluryhmässä 17.9.2021 sekä tiedonhallinnan ja tietosuojan alatyöryhmässä 12.10.2021. Molemmat ryhmät kannattavat yksimielisesti esitettyä toimintamallia. 

Hyvinvointialueen hallinto kilpailuttaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestelmät vuonna 2023.

Valmistelujohtaja Kortelaisen esitys: 

 Väliaikainen toimielin päättää, että hyvinvointialueen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestelmien osalta tukeudutaan esittelytekstissä mainittuihin järjestelmiin.

Päätös: Valmistelutoimielin hyväksyi päätösesityksen.